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      如何把握設備管理制度流程記錄的詳略程度?

       

      【日期】2012年12月7日-12月10日

      【來源】“中國設備管理”QQ群,群QQ號:283752911

      【提出】王老吉徐偉:管理制度、流程、記錄表格詳細程度如何把握?設計得簡潔,領導或外部人員看起來就覺得粗,設計細化一點,需要填的內容多一點,員工就覺得復雜,不愿意看和用,這個度怎樣把握才算好?

      【主要參與討論者】蔣良君、李智、徐偉、強加龍、符雅峰、袁岳鋒、左權、張吉云 (排名按參與討論的先后順序) 

      【整理】 蔣良君  

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      1.對制度的詳略程度把握。
      這 個主要取決于你要控制的過程的復雜程度 和文件層次。比如:設備前期管理中對購置設備前的選型論證,在你的QEO或HSE等體系手冊內,就注明有某個單位主辦設備前期管理,主要控制好哪些方面, 具體執行請參照某某程序文件就行了。在2層程序文件文件內,你就必須要規定,哪些類別的設備,應該由哪些部門的哪些崗位參與,主要論證的內容是哪些。若企 業技術力量雄厚,還可以展開到3層文件,對企業內關鍵設備,具體選型的項目和技術標準,最好就要建立,形成設備選型的技術庫(可以用軟件平臺實現。)。通 常編制制度前,是先策劃流程圖,然后根據流程圖及所涉及到的單位、活動來編寫制度,對可能會出問題的環節,或容易出問題的環節,文件表述應具體,重點要點 不能放過。對于一些對過程及結果影響不大的活動,可以輕描淡寫,但是,流程與與流程的接口必須描述清晰,如:車間員工在點檢時發現設備問題,若自己不能處 理的,應用啥方式向誰反映,接收信息者應如何處理。

      2、對流程圖的詳略程度把握。

      運用流程圖最多的文件通常是2層的程序文件。流程圖最基本的目的就是要讓看者一看就明白了某個過程來龍去脈,流程圖應形成一個閉環,過程與過程的銜接處,能和另一個關聯的流程圖對應上。

      詳略程度, 與繪制流程圖的表達方式有關、與過程的復雜程度有關、與編流程圖人的綜合水平有關。比較詳細的流程圖,包括了活動過程、涉及的職能單位、過程要點提示、所 遵循的制度標準,需使用或形成的記錄等,通常,可以參考軟件公司編制的流程圖,軟件公司的流程圖是比較標準化的格式。比如:ERP大流程是一張A3紙,然 后各模塊各操作就有幾十個詳細流程+圖文并茂的模塊操作指南。當然,對于流程的詳略,這里只能說個通常的方法,具體的,還是取決于編制流程圖的人了。

      流程的書面表述是流程圖。對于流程而言,就是強家龍說的:“在能控制節點的情況下,流程肯定是越簡化越好。所以流程的詳略程度,關鍵是清理管理節點,確定重點。”流程分析與優化,也是提升管理及效率方法之一。


      3、對記錄的詳略程度把握。

      記錄的設計,前面軟件公司的兩位老師的建議比比較好。記錄要滿足:

      1)驗證用。如:外部審核用、內部審計用、過程記錄用等。

      2)統計分析及改善用。通過對數據的統計分析,容易把握重點項,容易進行后續的分析及改善信息輸入。有統計分析,才有數據證明是否有進步。

      3)需滿足設備信息化管理的基本需要。這個基本需要就是企業設備管理所必須的數據要有。

      4)應方便人員記錄,且不會占用一線人員太多的時間。比如卷煙廠,卷包的點檢表、制絲的、動力的點檢表可以不一樣,記錄的要求也可以不一樣,應結合具體的管理和使用來設計。

      5)設計記 錄表時(表格字段/項目),盡量考慮到一表多功能,也就是能滿足多個單位的需求,但必須要方便記錄且不占用太多時間緊。比如最近煙草企業搞安全生產管理, 用于1臺燃氣鍋爐的設備安全點檢表的項目就比設備專業的還多,這就有問題了,對于基層運用,可以整合下,以減少員工填寫的時間。提示:不是不重視安全,而 要有側重。對于安全專業的,可以將與設備安全有關的設計成某設備安全點檢表。

      6)信息化系統配置好的,手工記錄可以簡化,只要能達到控制目的就行。比如青島卷煙卷煙包操作崗的點檢維護記錄,因設備旁有終端,員工可以看到詳細的點檢標準,若點檢時是正常的都不用記錄,只記錄異常,這也是不錯的。


      張吉云建議:

      1、記錄要和現場管理相結合,適度和滿足需要即可;并非越詳細或越簡單就好——適用;能夠把需要的信息內容體現出來,那才是最好的;

      2、需要和企業的相關貫標文件進行結合,即與管理層以及相關部門要結合,那些文件可簡化,那些表單可用電子化替代,或打印輸出即可;或適當時機更改貫標文件要求,以不加大現場人員的工作量,同時滿足企業的要求,這樣落到實地,才是適用的表單;

      3、需要和 信息化系統結合,對表單進行優化和改進,在改進的同時梳理貫標文件,以對應新的表單,并用信息化系統予以支撐,最重要的是表單記錄要落到實處,不是制定 ——總的來說,表單制定和優化完善,并非要求一步到位,逐步完善和優化過程,當然最好能有信息化支撐,那是最好的模式,“節能降耗”,不是嗎

       

      一個企業的程序級流程圖和表單的設計,可以折射出這個企業的管理團隊的水平。就如現場的6S一樣,可以折射出企業的現場管理水平,從員工食堂、住宿、廁所的管理,可以看出這個企業對員工的用心程度。
       

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